Política de Privacidade e Segurança de Dados

A presente Política de Privacidade regula o tratamento de dados pessoais realizado no âmbito da plataforma EthosFlow e estabelece nossas diretrizes de segurança da informação, transparência e governança. Para os fins da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), o EthosFlow atua em dupla posição funcional: figura como Controlador dos dados cadastrais e administrativos dos psicólogos assinantes ("Contratantes"), bem como dos dados de visitantes que interagem com nossos formulários abertos (conforme detalhado na Seção 6); e atua estritamente na condição de Operador dos dados clínicos e anotações de prontuário dos pacientes inseridos pelos profissionais de saúde na plataforma, processando-os sob instruções do respectivo profissional e em conformidade com as exigências éticas e legais aplicáveis.

1. Coleta e Finalidade dos Dados Administrativos

Para a viabilização do contrato de licença de uso do software (SaaS), o EthosFlow coleta e processa dados estritamente necessários referentes ao Profissional titular da conta (Admin).

• Dados Coletados: Nome completo, CPF e/ou CNPJ, número de registro no Conselho Regional de Psicologia (CRP), endereço de e-mail corporativo/pessoal, número de telefone e dados de transação financeira.
• Finalidade do Tratamento: Gestão administrativa da conta, provisionamento de suporte técnico, processamento de pagamentos, faturamento e emissão de notas fiscais correspondentes aos serviços prestados pela plataforma.

2. Arquitetura de Segurança e Automações

A proteção dos dados clínicos processados pelo Profissional (dados sensíveis) é o pilar central da nossa arquitetura tecnológica. O EthosFlow implementa salvaguardas rigorosas para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação:

• Armazenamento Criptográfico: Todos os dados gerados e inseridos na plataforma são hospedados em bancos de dados estruturados em servidores em nuvem com rigorosos padrões de conformidade, utilizando criptografia AES-256 em repouso (data at rest).
• Segurança de Tráfego: As comunicações entre o dispositivo do usuário e nossos servidores são integralmente encriptadas ponta a ponta, utilizando protocolos HTTPS com TLS 1.3 (data in transit), blindando as informações contra interceptações em redes públicas ou privadas.
• Isolamento em Automações: Os fluxos de trabalho operacionais e logísticos automatizados são orquestrados por ferramentas internas de integração de sistemas, que se comunicam com a plataforma exclusivamente através de um ponto de acesso dedicado, com uma lista fechada e auditável de ações permitidas. Nenhuma ferramenta externa recebe credencial direta de acesso ao banco de dados: toda automação que precisar de um dado passa, obrigatoriamente, por esse ponto de acesso — o que hoje restringe a integração a dados administrativos e de faturamento.
• Privacidade desde a Concepção (Privacy by Design) e Blindagem de Prontuários: A arquitetura de dados do EthosFlow foi desenvolvida sob o princípio fundamental de Privacy by Design. Implementamos uma separação estrutural e lógica estrita em nível de banco de dados entre as anotações clínicas (prontuários de evolução, de natureza sensível) e os registros administrativos/financeiros. Os algoritmos e gatilhos de automação sistêmica (triggers) responsáveis por orquestrar faturamentos e emissões financeiras operam de forma totalmente cega em relação aos dados clínicos: sua lógica só enxerga as tabelas administrativas e financeiras, nunca as colunas de evolução clínica. Hoje, nenhuma automação ou ferramenta externa tem, na lista de ações permitidas, qualquer acesso a prontuário — e uma futura integração que viesse a precisar desse dado exigiria a criação de um novo ponto de acesso dedicado, com a mesma lista fechada, antes de poder ser usada.
• Isolamento Lógico Multilocatário (Multi-Tenant Security via RLS): Reconhecendo a criticidade do sigilo paciente-terapeuta, a plataforma garante o isolamento absoluto das informações de cada Profissional (Controlador) através da aplicação rigorosa de Políticas de Segurança em Nível de Linha (RLS - Row Level Security). Este mecanismo atua diretamente no núcleo do banco de dados, estabelecendo barreiras criptográficas impenetráveis que asseguram que os dados e a carteira de pacientes de um profissional fiquem tecnicamente invisíveis e inacessíveis para qualquer outro inquilino da plataforma, prevenindo categoricamente o vazamento cruzado de informações.

3. Rastreabilidade e Conformidade com o Marco Civil da Internet

Na qualidade de provedor de aplicação de internet, o EthosFlow atua em estrita observância ao Artigo 15 do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

• Guarda de Metadados: Preservamos os registros de acesso à plataforma pelo Profissional, o que inclui exclusivamente dados de telemetria de conexão: endereço IP, data, hora e zona de fuso horário.
• Prazo de Retenção: A guarda destes metadados de acesso dar-se-á pelo prazo impostergável de 6 (seis) meses.
• Sigilo e Fornecimento de Registros: Tais metadados são mantidos em uma base segregada e sob controle absoluto de segurança. O acesso e a revelação do conteúdo desta base a terceiros não será efetuado sob nenhuma circunstância, exceto mediante a apresentação de competente e prévia ordem judicial expedida por autoridade brasileira. Este protocolo garante a proteção e a mitigação de devassas investigativas não autorizadas na rotina e no sigilo do profissional de psicologia.
• Métricas Analíticas e Rastreadores de Marketing (a sua escolha): Nenhum script de marketing ou de segmentação comportamental (como o Pixel da Meta) é ativado sem a sua autorização expressa — eles permanecem completamente desligados até que você decida destravá-los no aviso de preferências. Utilizamos apenas uma medição interna, funcional e anônima de desempenho e contagem de páginas visitadas, operada sob legítimo interesse para garantir a estabilidade do sistema: ela não cria cookies nem arquivos no seu aparelho (opera exclusivamente na memória temporária da aba), não grava a sua tela e não registra o conteúdo digitado em formulários clínicos — e, no painel administrativo autenticado, métricas essenciais de estabilidade da aplicação e logs técnicos de segurança. Dentro da área logada, essa mesma medição conta marcos de uso da conta — por exemplo, o primeiro paciente cadastrado, a primeira sessão concluída, a visita guiada e a abertura da página de planos —, ligados apenas ao código interno da sua conta, para entendermos onde as psicólogas encontram dificuldade e melhorarmos o produto. Nenhum dado de paciente, nome, valor ou texto digitado entra nessa medição. Para identificar de quais regiões vêm os acessos e planejar a infraestrutura e a divulgação da plataforma, a ferramenta de medição infere, no momento do acesso, o país, o estado e a cidade aproximados a partir do endereço de rede (IP) da conexão. O endereço IP em si não é armazenado em nossos servidores — retém-se unicamente essa localização geográfica regional aproximada.
• Código de Indicação (Afiliadas): Se você acessar o site por meio do link de indicação de uma parceira, o código identificador dessa parceira será armazenado localmente no seu navegador (local storage), exclusivamente para viabilizar a correta atribuição de comissão em caso de contratação. Esse registro não coleta dados pessoais, não monitora a sua navegação em outros sites, expira em 30 (trinta) dias e é automaticamente excluído na conclusão do cadastro, podendo também ser removido a qualquer momento pela limpeza do histórico e dados de navegação.
• Medição de Cliques nos E-mails de Novidades e Ofertas: Nos e-mails de novidades e ofertas enviados pelo EthosFlow (remetente @novidades.ethosflow.com.br), os links passam por um endereço do próprio EthosFlow (links.novidades.ethosflow.com.br) antes de levar ao destino. Isso permite que o nosso provedor de envio de e-mails conte quantas pessoas clicaram em cada mensagem, para avaliarmos e melhorarmos essas comunicações. Não medimos a abertura dos e-mails e não inserimos imagens invisíveis de rastreamento. Os e-mails de serviço da sua conta (como redefinição de senha e avisos do sistema) não passam por essa medição. Você pode deixar de receber os e-mails de novidades e ofertas a qualquer momento pelo link de descadastramento no rodapé de cada mensagem.

4. Gerenciamento de Incidentes de Segurança e Notificação

A resiliência de nossa infraestrutura é monitorada continuamente. Toda violação suspeita ou falha técnica confirmada que comprometa a confidencialidade, integridade ou disponibilidade dos bancos de dados sensíveis será categorizada formalmente como um Incidente de Segurança.

• Protocolo de Alerta: Como Operador de infraestrutura tecnológica, o EthosFlow institui um protocolo rigoroso de alerta, comprometendo-se a notificar o Psicólogo (Controlador dos dados) em tempo exíguo e hábil após a apuração técnica da falha na arquitetura, fornecendo os relatórios de impacto necessários.
• Prazos Estendidos (Agentes de Pequeno Porte): Reconhecemos o enquadramento prevalente da categoria profissional dos psicólogos como "Agentes de Tratamento de Pequeno Porte", em plena consonância com a Resolução CD/ANPD nº 02/2022. Desta forma, perante a legislação, o Profissional disporá de contagem de prazo estendido — em dobro, resultando em 6 (seis) dias úteis — para elaborar sua estratégia comunicacional e informar eventuais incidentes que apresentem risco ou dano relevante perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos respectivos pacientes afetados, conforme as exigências da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

5. Retenção, Descarte e Protocolo de Offboarding (Saída Segura)

O tratamento de dados pessoais no EthosFlow observa estritamente o ciclo de vigência dos serviços contratados e os princípios de necessidade, transparência e segurança (Art. 6º, III e VI c/c Art. 16 da LGPD):

• Cancelamento de Assinatura e Modo Somente-Leitura: O cancelamento de uma assinatura paga encerra a permissão de novas escritas no sistema (cadastro de novos pacientes ou adição de novas sessões), convertendo a conta automaticamente para o estado de contingência ("Somente Leitura"). Durante o período de transição, o Profissional mantém acesso integral e garantido para consulta e exportação estruturada de todo o seu acervo clínico, mediante validação de segurança e autenticação de titularidade para prevenção a extrações indevidas.
• Ciclo Progressivo de Encerramento por Inatividade: As contas em modo de contingência ou inativas serão submetidas à esteira de encerramento e expurgo conforme as etapas detalhadas nos Termos de Uso (Cláusulas 5.2, 5.7 e 6.5.2), respeitando os seguintes prazos mínimos de tolerância:
  1. Contas com Assinatura Cancelada: 30 (trinta) dias de tolerância inicial contados da data de cancelamento, seguidos de 90 (noventa) dias em fila de custódia final para exportação — garantindo-se um período global de transição não inferior a 120 (cento e vinte) dias;
  2. Contas Gratuitas que Jamais Contrataram: Período não inferior a 120 (cento e vinte) dias consecutivos sem qualquer acesso do Profissional à plataforma;
  3. Inadimplência no Plano de Custódia ("Arquivo Morto"): Período global de tolerância e suspensão progressiva não inferior a 150 (cento e cinquenta) dias, nos termos da Cláusula 6.5.2.
• Avisos Prévios: Durante todo o curso da esteira de transição, o EthosFlow emitirá notificações periódicas ao endereço eletrônico cadastrado pelo Profissional, alertando sobre a proximidade do encerramento e orientando o download do acervo. Para fins de comprovação do cumprimento dos avisos prévios, exercício regular de direitos e segurança jurídica das partes (art. 7º, VI e art. 16, I da LGPD c/c art. 27 do CDC), os registros técnicos de envio dessas notificações (endereço de e-mail, identificador da conta, etapa do aviso, registros de entrega e respectivos carimbos de data/hora) são armazenados pelo prazo de 5 (cinco) anos a contar do encerramento da esteira ou da efetivação da exclusão, acrescido dos ciclos operacionais de rotina de expurgo seguro, sendo excluídos em definitivo após esse período.
• Prova de Entrega (Logs de Exportação): Para fins de auditoria, prestação de contas (accountability) e segurança jurídica mútua, a plataforma registrará e reterá metadados sistêmicos que comprovem o momento em que o Profissional realizou o download de seus arquivos (incluindo data, hora e endereço IP de extração). Estes registros operacionais garantem a comprovação de que a custódia dos dados foi efetivamente devolvida ao Controlador.
• Eliminação Definitiva: Decorridos os prazos de tolerância sem reativação da assinatura ou do plano de custódia, ou mediante solicitação voluntária de exclusão imediata pelo Profissional, a rotina programada de saneamento executará a eliminação definitiva e irreversível dos registros em banco de dados e o expurgo das chaves correspondentes (incluindo dados cadastrais de pacientes, evoluções clínicas, históricos de versões e logs de auditoria vinculados).
• Transferência e Responsabilidade Exclusiva de Guarda Deontológica: O descarte programado ou voluntário de registros na plataforma encerra de forma definitiva a custódia operacional do EthosFlow. A guarda do acervo clínico é dever pessoal, indelegável e irrenunciável do profissional perante o Conselho Federal de Psicologia (CFP) e a legislação brasileira, devendo ser observados os prazos regulatórios mínimos contados do último atendimento:
  1. Mínimo de 5 (cinco) anos para registros documentais complementares e anotações clínicas elaboradas pelo terapeuta (Resolução CFP nº 01/2009);
  2. Mínimo de 20 (vinte) anos para prontuários eletrônicos estruturados e registros oficiais de saúde (Lei Federal nº 13.787/2018).
  É dever do Profissional efetuar a exportação integral de seus prontuários antes do encerramento da esteira de transição, isentando o EthosFlow de qualquer responsabilidade civil, ética ou administrativa por perdas documentais decorrentes do decurso dos prazos previstos nos Termos de Uso.
• Exceção de Retenção (Guarda Legal): A exclusão definitiva do acervo clínico supramencionada será suspensa única e exclusivamente caso o Profissional opte, antes do término dos prazos previstos nos Termos de Uso (Cláusulas 5.7 e 6.5.2), pela adesão comercial a um plano específico de "Guarda Legal/Arquivo Morto" ofertado pela plataforma. Nesta hipótese, o ambiente operacional continuará suspenso, mas os dados permanecerão criptografados e inertes em nossos servidores de retenção, acessíveis apenas para a salvaguarda do profissional contra eventuais fiscalizações ou ofícios judiciais. Para os assinantes desse plano, o tratamento e o armazenamento dos dados serão mantidos sob a base legal de execução de contrato (Art. 7º, V, da LGPD) enquanto a assinatura estiver ativa. As condições comerciais, os limites de uso e as regras de inadimplência do plano constam da Cláusula 6.5 dos Termos de Uso.
• Exclusão Lógica Administrativa: Os dados puramente administrativos e financeiros do Profissional (metadados de faturamento) passam por um processo de exclusão lógica (soft-delete), sendo removidos da interface ativa e conservados em ambiente segregado unicamente pelo prazo prescricional tributário exigido por lei.
• Parceiras do Programa de Afiliados: Guardamos por 5 anos os comprovantes de publicação que a parceira envia (link e capturas dos Stories e estatísticas), para conferir a divulgação e cumprir obrigação legal. As capturas devem vir com nomes e mensagens de seguidores escondidos.

6. Visitantes do Site e Comunicações Promocionais (Leads)

Esta seção aplica-se aos visitantes que preenchem formulários abertos em nosso site (como download de materiais gratuitos, listas de espera ou solicitações de contato), sem possuir cadastro como assinante ou paciente. Nesta relação específica, o EthosFlow atua na condição de Controlador dos dados.

• Dados Coletados: Nome, endereço de e-mail, telefone/WhatsApp e informações contextuais de rotina profissional fornecidas voluntariamente pelo visitante (tais como volume estimado de atendimentos semanais e métricas operacionais de consultório inseridas em calculadoras e formulários interativos).
• Finalidade do Tratamento: Envio do material solicitado, atendimento individualizado e envio de comunicações informativas, novidades e ofertas comerciais sobre os produtos e serviços do EthosFlow, por e-mail.
• Finalidade do WhatsApp: O telefone/WhatsApp é utilizado para confirmação do material, validação cadastral, atendimento consultivo individualizado, suporte ao uso da plataforma e apresentação de soluções do EthosFlow diretamente pela nossa equipe. Não realizamos disparos automáticos em massa por WhatsApp. A qualquer momento o titular pode solicitar a interrupção do contato respondendo diretamente no WhatsApp ou pelo canal indicado ao final desta Política.
• Base Legal: Legítimo Interesse do Controlador (Art. 7º, IX c/c Art. 10, I da LGPD), fundamentado na expectativa legítima gerada na solicitação do material e na promoção das atividades da plataforma.
• Prazo de Retenção: Os dados serão mantidos pelo período de até 24 (vinte e quatro) meses a contar da última interação relevante do titular, sendo eliminados ou inativados após esse prazo caso não haja conversão em assinatura de cliente.
• Direito de Oposição e Descadastro (Opt-out): O titular pode cancelar o recebimento de e-mails promocionais a qualquer momento através do link de descadastramento presente no rodapé das mensagens, ou mediante solicitação direta ao canal indicado ao final desta Política.
• Reaproveitamento em Caso de Contratação: Caso o visitante venha a contratar uma assinatura, os dados cadastrais passam a integrar a conta do Profissional e o tratamento migra para a base legal de execução de contrato (Art. 7º, V, da LGPD), regendo-se pelas demais seções deste documento.

Ao utilizar a infraestrutura tecnológica do EthosFlow, o Profissional atesta sua concordância com as diretrizes de proteção e operação descritas nesta Política de Privacidade, reconhecendo a robustez técnica empregada na salvaguarda dos dados sob seu controle.